Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Stichting ElanArt is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze doeleinden. Dit betreft de volgende categorieën:

• Contactgegevens — naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres van personen die contact opnemen, samenwerken of zich aanmelden als vrijwilliger.
• Deelnemersgegevens — naam, leeftijd, achtergrondinformatie en (indien relevant) gezondheidsgegevens van deelnemers aan onze projecten en activiteiten.
• Vrijwilligersgegevens — naam, contactgegevens, motivatie en beschikbaarheid van vrijwilligers.
• Financiële gegevens — bankgegevens van donateurs en financiële administratie voor de boekhouding.
• Browsgegevens — IP-adres, cookies en surfgedrag op onze website voor technische en analytische doeleinden.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Contact en communicatie — om te reageren op vragen, aanmeldingen en verzoeken die via de website, e-mail of telefoon bij ons binnenkomen.
• Uitvoering van projecten — om deelname aan onze kunst- en cultuurprojecten mogelijk te maken, waaronder Culture Departure, Born to Connect en RefuSee.
• Vrijwilligersbeheer — om vrijwilligers te begeleiden, te plannen en te betrekken bij onze activiteiten.
• Donaties en financiën — om donaties te registreren, giftenaftrek mogelijk te maken en te voldoen aan onze wettelijke boekhoudplicht.
• Wettelijke verplichtingen — om te voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG, de Belastingwet en het Burgerlijk Wetboek.
• Website verbeteren — om het gebruik van onze website te analyseren en de gebruikerservaring te optimaliseren.

4. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Toestemming — wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of cookies accepteert.
• Uitvoering van een overeenkomst — wanneer u deelneemt aan een project, zich aanmeldt als vrijwilliger of een samenwerking aangaat.
• Gerechtvaardigd belang — voor het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen en het voeren van administratie.
• Wettelijke verplichting — voor het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.

5. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens

Wij verkrijgen persoonsgegevens op de volgende manieren:

• Direct van u, bijvoorbeeld via contactformulieren, e-mail, aanmeldingsformulieren of telefoongesprekken.
• Via onze website, door het gebruik van cookies en analytics.
• Via derden, bijvoorbeeld van scholen of zorginstellingen wanneer zij deelnemers aanmelden voor onze projecten.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

• Contactgegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een relatie ontstaat.
• Deelnemersgegevens: gedurende de looptijd van het project en maximaal 2 jaar daarna.
• Vrijwilligersgegevens: gedurende de vrijwilligersperiode en maximaal 1 jaar na beëindiging.
• Financiële gegevens: 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht voor de boekhouding.
• Browsgegevens: maximaal 26 maanden via Google Analytics (of korter afhankelijk van cookie-instellingen).

7. Delen wij gegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en op basis van een wettelijke grondslag. Dit kan het geval zijn met:

• Hostingproviders — voor het veilig opslaan van websitegegevens en e-mailverkeer.
• Boekhoudsoftware — voor het voeren van onze financiële administratie.
• Overheden — wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
• Partners en subsidieverstrekkers — alleen geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens voor rapportage en verantwoording.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden geplaatst op uw apparaat wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Noodzakelijke cookies — voor het goed functioneren van de website (bijvoorbeeld sessiebeheer). Deze cookies vereisen geen toestemming.
• Analytische cookies — voor het meten van websitebezoek en het verbeteren van onze website. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics met IP-anonimisering.

U kunt cookies weigeren via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige functies van de website mogelijk niet goed werken zonder cookies.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens

Wij nemen de bescherming van persoonsgegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen.

• Gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers.
• Wij maken gebruik van SSL/TLS-versleuteling op onze website.
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die dit noodzakelijk hebben voor hun taken.
• Wij evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.

10. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen.
• Recht op verwijdering — u kunt vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, tenzij wij deze wettelijk moeten bewaren.
• Recht op beperking — u kunt vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdracht — u kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@elanart.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

11. Klachten

Bent u van mening dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

12. Wijzigingen van deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Het is raadzaam om deze verklaring regelmatig te raadplegen.